Un impianto di telecamere installato ma non ancora entrato in esercizio, attivato solo per qualche ora in quattro giornate lavorative a scopo di collaudo tecnico, senza registrare immagini. Sembrerebbe una situazione di scarso rilievo sotto il profilo della protezione dei dati. Il Garante ha ritenuto diversamente, comminando una sanzione e dichiarando l'illiceità del trattamento. La posizione espressa nel provvedimento del 3 settembre 2026 chiarisce un punto che molte organizzazioni tendono a trascurare: gli obblighi in materia di privacy non decorrono dall'avvio operativo del sistema, ma dal momento in cui i dati personali vengono effettivamente trattati, anche se solo visualizzati in tempo reale.
Il caso riguarda un ente pubblico di ricerca che aveva stipulato un accordo sindacale ai sensi dell'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori per installare un sistema di videosorveglianza perimetrale nella propria sede. L'accordo definiva le aree da riprendere, il numero di telecamere e le modalità di utilizzo. In fase di installazione, l'ente aveva tuttavia aumentato il numero di telecamere da dieci a diciotto e modificato la loro collocazione, senza aggiornare preventivamente l'accordo con le rappresentanze sindacali. L'impianto così modificato era poi stato attivato — in alcune giornate lavorative, anche in presenza del personale — senza che i dipendenti fossero stati informati del trattamento in corso e senza che fosse stata svolta alcuna valutazione d'impatto sulla protezione dei dati.
Il Garante ha identificato tre distinte violazioni. La prima riguarda la liceità del trattamento: le telecamere erano state azionate in modo difforme rispetto all'accordo sindacale, che costituisce la base giuridica necessaria per questo tipo di trattamento. La mera finalità di test non esclude che vi sia stata raccolta di dati personali, e dunque l'attivazione in assenza di una base giuridica valida integra una violazione, indipendentemente dalla brevità dell'episodio. La seconda violazione attiene alla trasparenza: nessuna informativa era stata fornita ai lavoratori prima dell'accensione del sistema, e la cartellonistica era stata affissa solo settimane dopo i giorni di attivazione. Anche il cartello apposto risultava carente nei contenuti obbligatori. La terza violazione consiste nella mancata esecuzione di una valutazione d'impatto, che avrebbe dovuto precedere l'avvio di qualsiasi trattamento tramite l'impianto, considerata la vulnerabilità dei lavoratori come categoria di interessati e la natura sistematica del monitoraggio.
La sanzione è stata fissata in diecimila euro, in considerazione della limitata durata del trattamento, del carattere colposo — non doloso — della condotta e della piena collaborazione dell'ente durante l'istruttoria. Il provvedimento viene pubblicato sul sito del Garante, in ragione del fatto che i soggetti coinvolti erano lavoratori, categoria ritenuta particolarmente vulnerabile nel contesto del rapporto di impiego.
Il messaggio che emerge è netto: qualunque attivazione di un impianto di videosorveglianza che comporti la visualizzazione di immagini di persone fisiche costituisce un trattamento di dati personali a tutti gli effetti. Di conseguenza, prima di avviare anche solo una prova tecnica, il datore di lavoro deve disporre di una base giuridica valida — nella generalità dei casi, un accordo sindacale conforme — di una informativa resa agli interessati e di una valutazione d'impatto completata. Le modifiche tecniche all'impianto che alterino le zone di ripresa o il numero di dispositivi rispetto a quanto concordato con le organizzazioni sindacali richiedono un aggiornamento dell'accordo, non possono essere trattate come adattamenti minori lasciati alla discrezione del datore di lavoro.
Per le aziende private la situazione non è diversa: le regole applicate dal Garante in questo caso valgono uniformemente per tutti i datori di lavoro, pubblici e privati, che intendano installare sistemi di videosorveglianza in ambienti dove operano dei lavoratori.
Cosa significa per aziende e professionisti
- Chi sta installando o aggiornando un impianto di videosorveglianza deve completare la documentazione privacy — informativa agli interessati e valutazione d'impatto — prima di qualsiasi attivazione, anche parziale o a scopo di test.
- Qualsiasi modifica tecnica che cambi il numero di telecamere o le aree coperte rispetto a quanto concordato con le rappresentanze sindacali richiede un aggiornamento formale dell'accordo sindacale, non è sufficiente una comunicazione successiva.
- La cartellonistica di avvertimento deve essere affissa prima dell'attivazione del sistema e deve contenere tutti gli elementi richiesti: identità del titolare, finalità effettiva del trattamento, tempi di conservazione, esistenza dei diritti degli interessati e riferimento all'informativa completa.
- I sistemi di videosorveglianza nei luoghi di lavoro rientrano tra i trattamenti per i quali è obbligatoria la valutazione d'impatto: chi non l'ha ancora eseguita è esposto a contestazioni anche in assenza di incidenti o reclami.
- La cooperazione con il Garante in sede istruttoria può incidere significativamente sulla quantificazione della sanzione, come dimostra questo caso in cui l'importo è stato contenuto rispetto al massimo applicabile.